Livros contábeis obrigatórios: o que a sua empresa precisa manter

A pergunta aparece sempre do mesmo jeito: a minha empresa precisa mesmo de livro contábil, se o Simples já simplifica tudo?

Precisa, e a razão não é fiscal. É o Código Civil, que trata escrituração como obrigação do empresário, não como exigência da Receita.

Os livros contábeis obrigatórios começam no Diário

O artigo 1.179 do Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade, com base na escrituração uniforme dos livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

O parágrafo 1 do mesmo artigo deixa o número e a espécie dos livros a critério dos interessados, com uma ressalva: salvo o disposto no artigo 1.180.

E o artigo 1.180 é a regra que importa. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Ou seja: a lei não lista dez livros. Ela exige um, o Diário, e deixa o resto para a necessidade da empresa.

O que entra no Diário, e como

O artigo 1.184 é específico. No Diário são lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

O parágrafo 2 fecha o ciclo do ano: o balanço patrimonial e o de resultado econômico são lançados no Diário e assinados por técnico em Ciências Contábeis legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária.

Essa assinatura dupla é a que dá valor ao documento fora da empresa. Balanço sem assinatura de profissional habilitado é planilha, e banco, licitação e comprador de participação tratam como planilha.

Livro	Obrigatório?	Onde está
Diário	Sim, indispensável	Código Civil, art. 1.180
Razão	Não por lei, essencial na prática	Decorre do art. 1.179, § 1º
Livros auxiliares	Não, mas precisam ser autenticados se usados para o Diário resumido	Art. 1.184, § 1º
Livros exigidos por lei específica	Sim, quando houver	Art. 1.180, parte inicial

A autenticação, e por que o digital mudou a rotina

O artigo 1.181 determina que, salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, os facultativos, sejam autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis. O parágrafo único acrescenta que a autenticação não se faz sem que o titular do livro esteja inscrito.

Na prática, isso hoje acontece em arquivo. O Decreto 6.022/2007 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital, e a Escrituração Contábil Digital é o caminho pelo qual o Diário chega à Junta e à Receita.

A mudança de meio não mudou a obrigação. Mudou quem guarda o arquivo e como ele é recuperado, e é aí que empresa se descuida: o recibo de transmissão e o arquivo assinado são o livro, e precisam estar acessíveis anos depois.

Quem é dispensado, e quem só pensa que é

O parágrafo 2 do artigo 1.179 dispensa das exigências do artigo o pequeno empresário a que se refere o artigo 970. É a base da dispensa do MEI.

Fora disso, a dispensa não se estende sozinha. Ser optante do Simples Nacional simplifica obrigação tributária e não revoga o Código Civil. Sociedade empresária optante segue obrigada à escrituração e ao balanço anual.

Essa confusão custa caro na hora errada: quando o banco pede balanço para liberar crédito, quando um sócio quer sair e precisa de apuração de haveres, ou quando a empresa é fiscalizada e não tem como provar o que escriturou.

• Confirmar se a empresa está na dispensa do art. 1.179, § 2º, ou fora dela
• Garantir que o Diário está sendo escriturado e transmitido todo ano
• Guardar o arquivo da escrituração digital e o recibo de transmissão de cada exercício
• Conferir se o balanço tem assinatura de contabilista habilitado
• Manter a documentação de suporte enquanto não houver prescrição ou decadência

Por quanto tempo guardar

O artigo 1.194 não dá um número de anos. Ele obriga a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

O prazo, então, é o do ato, não o do livro. Documento que sustenta crédito tributário segue a decadência tributária. Documento que sustenta obrigação trabalhista ou previdenciária segue prazo próprio, mais longo.

A regra prática que dá menos dor de cabeça é guardar por período que cubra o prazo mais longo envolvido, e guardar de forma recuperável. Caixa de papelão em depósito molhado não é boa guarda.

Se a sua empresa não sabe hoje onde está o Diário do ano passado, o problema não é de arquivo, é de contabilidade. Vale ler o que o fechamento contábil mensal deveria entregar e, se for o caso, considerar a troca de contador.